Lean Eksotessa

​Lean on toiminta-ajatus, jonka perusperiaatteita ovat asiakkaan kunnioittaminen, toiminnan oikea-aikaisuus ja virtaaminen, ongelmien tunnistaminen sekä jatkuva parantaminen.

Lean on tullut tutuksi erityisesti teollisuuden puolella ja viime vuosina sitä on laajasti hyödynnetty myös sosiaali- ja terveydenhuollossa eri puolilla maailmaa. Pyrkimyksenämme on tuottaa asiakkaalle lisäarvoa toiminnallamme. Eksoten Lean-työ on nimeltään Paja (jatkuva parantaminen).

Päähuomiomme on asiakkaassa ja sellaisissa toiminnoissa, joilla saamme tuettua asiakkaan sujuvaa siirtymistä palveluista toiseen. Samalla vähennämme tai poistamme toiminnassa olevia turhia työvaiheita ja toimintaa hidastavia tekijöitä sekä vakioimme parhaita käytäntöjä. 

Tavoitteenamme on pyrkiä määrätietoisesti kohti täydellisyyttä ja taata asiakkaillemme paras mahdollinen, turvallinen ja oikea-aikainen hoito ja palvelut yhteistyössä eri ammattiryhmien kanssa.

Lean (Paja) Armilan kuntoutuskeskuksessa


Armilan kuntoutuskeskuksen tavoitteena on taata kuntoutujalle entistä enemmän toimintakykyä. Haluamme olla mukana tukemassa Eksoten strategiaa "Toimintakykyisenä kotona" ja edistää kuntoutuskeskuksessa olevien kuntoutujien kuntoutusjakson jälkeistä kotona selviytymistä.

Toimintaamme on ohjannut vuoden 2014 alusta Lean-ajattelu, jonka keinoin edistämme kuntoutujalle lisäarvoa tuovia toimintoja. Olemme kiinnittäneet erityistä huomiota kuntoutumisen kriittisiin pisteisiin, kuten kuntoutumissuunnitelman tekemiseen, toimintakyvyn edistämiseen ja turvallisen kotiutumisen toteuttamiseen. Parannamme jatkuvasti toimintaamme muun muassa poistamalla työssämme olevia turhia vaiheita ja vakioimalla parhaita käytäntöjä.

Hankkeitamme ovat olleet osastojen potilasprosessien kehittämiset huomioiden nivelpinnat kotikuntoutus, vammaispalvelut ja apuvälineyksikkö. Geriatrian Muistipotilaan prosessin hankkeessa tavoitteenamme on ollut lyhentää aikaa ensimmäisestä yhteydenotosta diagnoosin asettamiseen. Olemme valmistautuneet K-siipeen siirtymiseen ja käynnistäneet toimintojen ja prosessien yhtenäistämisen.

Parannamme jatkuvasti toimintaamme muun muassa poistamalla työssämme olevia turhia vaiheita ja vakioimalla parhaita käytäntöjä: 

Lean Armilan kuntoutuskeskuksessa (video, englanninkielinen)

Lean (Paja) päivystyksessä


Etelä-Karjalan keskussairaalan päivystyspoliklinikan toimintaa päätettiin kehittää Lean-ajattelun mukaisesti syksyllä 2011. Kehittämistarpeen taustalla olivat muun muassa pitkät odotusajat, joista oli tullut potilasvalituksia.
 
Lean-työskentelyn aikana poliklinikalla käytiin läpi ja kirjattiin prosesseja, jotka liittyivät muun muassa työ- ja potilasturvallisuuteen, sujuvuuteen, työhyvinvointiin ja työssä tarvittavien tavaroiden sijaintiin oikeassa paikassa. Prosessin aikana laadittiin työtehtävien vakioidut työohjeet yhdessä henkilökunnan kanssa.

Päivystyksen työohjeita muokataan tarpeen mukaan niin, että paras käytäntö on aina käytössä kaikilla työntekijöillä. Arkiaamujen palavereissa käydään läpi läheltä piti -tilanteet, työturvallisuuteen liittyvät asiat, puheluiden vastausprosentti, päivystyksen läpimenoajat, potilastyytyväisyyskyselyn tulokset ja muut huomioitavat asiat. Päivystyksen aamupalaveritaulu sijaitsee potilastiloissa kaikkien nähtävillä. 
 
Lean-kehittäminen on tuottanut tuloksia ja työtyytyväisyys on parantunut: esimerkiksi asiakaspuheluiden vastausprosentti on lähes 100, kun lähtötilanteessa vain noin kolmasosaan puheluista vastattiin. Myös tilojen käyttö on tehostunut - esimerkiksi ylimääräinen varastotila on saatu toimistokäyttöön.

Lean (Paja) keskussairaalassa

Etelä-Karjalan keskussairaalassa aloitettiin 2015 Potilaan nopea pääsy tekonivelleikkaukseen -hanke. Siinä sujuvoitettiin potilaan hoitoon osallistuvien ketjua kokonaisuudessaan. Lean-työskentelyn aikana sovittiin uusia toimintamalleja mm. lähete-, ensikäynti-, leikkausta edeltävä käynti- ja leikkaukseen kotoa -käytäntöihin, kuten myös leikkaussali-, osastohoito- ja kotiutuskäytäntöihin. Hankkeen aikana olemme saaneet purettua leikkausjonoa ja jonotusaikoja niin, että jonotusaika lähetteestä tekonivelleikkaukseen on merkittävästi lyhentynyt ja meillä on mahdollista ottaa potilaita vastaan myös Eksoten ulkopuolelta.

Sydäntoimenpideyksikössä aloitettiin 2017 Koronaariangiopotilaiden prosessin kehittämisen -hanke. Siinä olemme sopineet uusia toimintamalleja mm. aikojen antamiseen, potilasohjaukseen ja kirjaamiseen. Olemme myös lisänneet yhteistyötä poliklinikan ja osaston kanssa. Uusi tapa toimia on nopeuttanut potilaan pääsyä toimenpiteeseen ja selkeyttänyt työtä.

Seuraamme toimintaamme liittyviä tunnuslukuja säännöllisesti. Jatkuvan parantamisen periaatteiden mukaisesti tunnistamme ongelmia ja otamme niitä aktiivisesti työstettäväksi.

Jatkuva parantaminen poliklinikoilla ja osastoilla

Poliklinikoilla olemme aloittaneet 2017 potilasprosessien tarkastelun, jatkuvan parantamisen taulun käytön ongelmien tunnistamisessa ja 5S-toiminnan. Olemme ennakoineet vuodesta 2017 alkaen osastojemme siirtymistä K-siipeen tarkastelemalla ja kehittämällä osastoprosesseja sekä yhtenäistämällä työtapoja. Lisäksi käynnissä on menetelmäkoulutusta tiimivastaaville ja esimiehille.

Lean (Paja) työelämäpalveluissa

Kuntouttavan työtoiminnan Lean alkoi syksyllä 2017 yhteistyössä työllistymistä edistävän monialaisen yhteispalvelun (TYP ja tuetun työllistämisen linja), sosiaalisen työllistämisen ja verkostoyhteistyön yksikön (SOTY) sekä työelämäosallisuutta tukevien palvelujen (TEOT) kanssa. Tarkoituksena on yksinkertaistaa ja virtaviivaistaa asiakkaan prosessia. Tavoitteena on, että asiakas on oikea-aikaisesti palvelussa, joka perustuu asiakkaan palvelutarpeeseen ja yksilölliseen tilanteeseen ja jossa asiakas etenee tavoitteidensa mukaisesti kohti työelämää.

Lean (Paja) mielenterveys- ja päihdepalveluissa 

Toimintakeskus Veturissa (psykososiaalinen ​kuntoutus) aloitettiin syksyllä 2016 työyksikön kehittäminen Lean-menetelmien ja muiden kehittämisen menetelmien tuella. Toimintaympäristö järjesteltiin toimivammaksi 5S-menetelmällä. Siitä edettiin asiakasprosessien tarkasteluun ja luotiin yhtenäisiä vakioitavia toimintatapoja ja samalla tarkasteltiin kirjaamisen yhtenäistämistä esim. luomalla fraaseja helpottamaan ja jäsentämään kirjaamista.

Liikkuvan toiminnan ryhmäkodeilla aloitettiin jatkuvan parantamisen pajat syksyllä 2017. Kehittämistyö on auttanut yhtenäistämään ja selkeyttämään työkäytäntöjä ryhmäkodeilla.
Työelämäosallisuutta tukevat palvelut TEOT on aloittanut Paja-kehittämisen toimintaympäristön tarkastelun 5S-menetelmällä ja samalla käytäntöjä on yhtenäistetty. Työskentely jatkuu prosessien kehittämisenä.

Lean (Paja) hoivassa

Hoivassa on paneuduttu Lean-ajatteluun vuodesta 2016 alkaen. Lähes 60 toimintayksikön esimiestä ja toimipisteen vastaavaa on koulutettu jatkuvan parantamisen ja L​ean Managementin perusteisiin, ja koulutuksia jatketaan edelleen. Tavoitteena on saavuttaa yhteinen jatkuvan parantamisen kulttuuri koko hoivan alueella. 

Toimintayksiköissä on Leaniin pohjautuvia menetelmiä käytetty tähän mennessä pääosin yksiköiden sisäisissä prosesseissa (esim. asiakkaan hoito- ja kuntoutumisprosessin sujuvoittamisessa mm. visualisoinnin kautta ja yksikön lääkehoitoprosessien kehittämisessä). Tällä hetkellä tavoitteena yksiköissä on ottaa jatkuvan parantamisen taulut ja pienet parannusehdotukset käyttöön.

Hoivalla toiminnan kehittäminen, asiakkuuksien hallinta ja prosessien parantaminen perustuvat mitattuun tietoon ja tiedolla johtamiseen, josta enenevässä määrin on saatavilla reaaliaikaista tietoa (RAI-mittari) sekä kuukausittain saatavia raportteja kotihoidon, asumispalvelujen sekä kotona asumisen tuen ja lyhytaikaishoidon palveluista.

Lean (Paja) perhepalveluissa

Yhteinen työ alle 6-vuotiaan lapsen kehityksen tukemiseksi -hankkeemme tavoite Lappeenrannassa kaikkien alle 6-vuotiaiden tukea tarvitsevien lasten tunnistaminen ja tukeminen. Hankkeessa oli mukana toimijoita perhetyöstä erikoissairaanhoitoon ja Lappeenrannan kaupungin varhaiskasvatus. Toimintamalleja sujuvoitettiin ja yhtenäistettiin monin eri tavoin. Hankkeen jälkeen toimintojen parantaminen on jatkunut monissa pienemmissä hankkeissa.

Lean-Paja-koulutukset​

Eksoten eri yksiköissä on hyödynnetty mm. Lean-simulaatiopeliä koulutusmenetelmänä jatkuvan kehittämisen peruskäsitteisiin. Myös eripituisia Lean-Paja-menetelmäkoulutuksia pidetään kaikille kiinnostuneille eksotelaisille (mm. 5 x miksi, kalanruoto, A3, jatkuva parantaminen).

Lisätietoja: Lean-asiantuntija Sari Kuitto, etunimi.sukunimi@eksote.fi, p. 044 791 5854