Valvonta ja yhteistyö

​​

Ohjaus- ja valvontatapaamiset

Eksote tekee rekisterissään oleville yrityksille ohjaus-ja valvontatapaamisia säännöllisesti. Ohjaus-ja valvontatapaaminen tehdään siihen laaditun lomakkeen avulla. Lomake lähetetään yrittäjälle etukäteen täytettäväksi.

Ohjaus-ja valvontatapaaminen tehdään yrityksen toimipisteessä. Jos yrityksellä ei ole toimipistettä, tapaamispaikka voidaan sopia tilanteen mukaan. Ohjaus-ja valvontatapaamiseen menee aikaa 1-2 tuntia.

Vaitiolo

Yrityksellä vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus koskee kaikkia yrityksen asiakkaiden asiakirjoja käsitteleviä henkilöitä.  Palveluntuottajan tulee noudattaa laissa säädettyä salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta. Palveluntuottaja vastaa siitä, että asiakkaan tietoja pääsevät käsittelemään vain ne palveluntuottajan palveluksessa olevat tai siihen toimeksiantosuhteessa olevat henkilöt, joiden työtehtävän kannalta se on välttämätöntä ja jotka ovat antaneet kirjallisen salassapitositoumuksen.
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista
Henkilötietolaki

Rekisteri ja tietosuojaseloste

Yritys on rekisterinpitäjä ja yrityksen asiakastiedoista koostuu henkilörekisteri. Rekisterinpitäjän on laadittava jokaisesta henkilörekisteristä rekisteriseloste ja informoitava henkilötietojen tulevasta käsittelystä sekä rekisteröidyn oikeuksista. Informoinnissa voi käyttää tietosuojaselostetta, jossa rekisteriselosteeseen on yhdistetty rekisteröidyn oikeuksista kertova osuus.
Linkki Rekisteri- ja tietosuojaseloste 

Rikostaustaote

Mikäli palveluntuottaja aikoo tuottaa palveluja lapsiperheille, tulee yrityksen rekisteriin ilmoittautumista varten tilata rikostaustaote ja käydä näyttämässä se Eksotelle.
Linkki Rikostaustaotteen tilaaminen

Asiakaspalautteen käsittely

Ollessaan tyytymättömiä palveluun asiakkaat voivat olla yhteydessä ensisijaisesti palveluntuottajaan, mutta myös kuluttaja-asiamies ja potilas- ja/tai sosiaaliasiamies ovat käytettävissä. Asiakkaat voivat antaa palautetta yrityksen palvelusta myös Eksotelle. Näissä tapauksissa Eksote voi laittaa yritykselle kirjallisen selvityspyynnön tapahtuman kulusta ja selvityksen perusteella päätetään jatkotoimista.

Yhteistyökokoukset

Eksote järjestää rekisterissä oleville palvelusetelituottajille ja tukipalvelutuottajille yhteistyökokouksia kaksi kertaa vuodessa Imatralla Mansikkalan hyvinvointiasemalla ja Lappeenrannassa Iso apu-palvelukeskuksessa.

Yrittäjien järjestämät teematapahtumat

Eksoten rekisterissä olevat palvelusetelituottajat ja tukipalvelutuottajat voivat järjestää hyvinvointia ja toimintakykyä edistäviä teematapahtumia Lappeenrannassa Iso apu- palvelukeskuksessa ja Imatralla Mansikkalan hyvinvointiasemalla.

Lappeenrannassa teemapäivä on kuukauden kolmas torstai  ja käytännön järjestelystä voi sopia Anna Behmin kanssa. Imatralla teemapäivä on kuukauden toinen torstai ja käytännön järjestelyistä voi sopia Leena Aunolan kanssa. Eksote ilmoittaa tapahtumista Eksoten tapahtumat-sivulla. Lisäksi yrityksen täytyy tehdä teemasta ilmoitus, jossa on tapahtuman nimi ja sisältö, sekä asiantuntijoiden nimet ja ammattinimikkeet.

Yrityksillä on mahdollisuus järjestää teematapahtumia myös Eksoten muiden kuntien hyvinvointiasemilla sovitusti. Linkki terveys- ja hyvinvointiasemien sivuille​ 
Esittelyajat sovitaan kunkin hyvinvointiaseman palveluohjaajan kanssa. Jos sovittu aika joudutaan perumaan tai siirtämään, yritys ilmoittaa muutok​sesta hyvinvointiaseman palveluohjaajalle.  Huomioitavia asioita: 

• Ennen esittelyaikaa on hyvä käydä tutustumassa hyvinvointiaseman tiloihin. Tutustumiskäynnistä sovitaan samalla kun kalenteroidaan yhteistyötä.

• Hyvinvointiasemalla yrityksillä on käytössään tila ja esittelypöytä tarvittavia materiaaleja varten.

•  Hyvinvointiaseman palveluohjaajan kanssa sovitaan, miten yrityksen tapahtumasta tai tietoiskusta ilmoitetaan. Yritys voi tehdä tapahtumasta ilmoituksen Hyvinvointiasemalle nähtäväksi. Lehti-ilmoitukset ovat yrittäjän vastuulla.