Eksote käytti ohjelmisto- ja puherobottia koronarokotusten ajanvarausprosessissa erinomaisin tuloksin

Julkaistu: 28.5.2021 16:00
Päivitetty: 28.5.2021 15:04

Vuoden 2021 alussa alettiin valmistautua covid-19 -pandemian hillitsemiseksi koronarokotuksiin koko Suomessa ja tietysti myös Etelä-Karjalassa. Vuodenvaihteen tienoilla oli tiedossa, että rokotukset tullaan aloittamaan vanhimmista ikäryhmistä, mutta silloin oli vielä hatarat käsitykset siitä, kuinka paljon rokotteita tullaan saamaan. Eksotessa päädyttiin siihen, että vanhimmille kotona asuville ikäryhmille lähdetään rakentamaan täysin uudenlaista ajanvarauskutsujen ja ajan sopivuuden varmistamisen kokonaisuutta, ohjelmisto- ja puherobotiikkaa hyödyntäen.

Helmikuun 2021 alusta otettiin käyttöön ohjelmistorobotti, joka varasi ennalta sovitulle ja rekistereistä haetuille asiakasryhmille ajat koronarokotuksiin. Ajat varattiin käytössä olevan potilastietojärjestelmän ajanvarauskirjoille. Lisäksi ohjelmistorobotti lähetti kansalaisille kutsun saapumisohjeineen sekä Eksoten sähköisen asiointipalvelun kautta että postitse eKirjeenä. Robotti lähetti kutsuja yli 70-vuotiaille yhteensä noin 7800 kappaletta, joista 3,7 prosenttia epäonnistui ja jäi terveydenhuollon ammattihenkilön hoidettavaksi.

Puherobotti onnistui erinomaisesti rokotusaikojen varmistussoitoissa yli 70-vuotiaille


Samalla Eksotessa tarjoutui mahdollisuus kokeilla puherobotiikkaa ja päätimme hyödyntää puherobottia rokotusaikojen varmistamiseen ja tarvittaessa ajan siirtämiseen. Puherobotin käyttöönotto oli suhteellisen helppoa ja se saatiin nopeasti käyttövalmiiksi. Puherobotin ääni nauhoitettiin Eksotessa työskentelevän henkilön toimesta, joten mistään robottiäänestä puhelussa ei kuitenkaan ollut kysymys. Puherobotti soitti yhteensä 7722 puhelua, joista 6766 tavoitettiin. Toisin sanoen vastausprosentti oli 93. Tavoitetuista 151 asiakasta ei kuitenkaan vastannut puhelussa esitettyihin kysymyksiin, tai robotti ei tunnistanut annettua vastausta. 

Puherobotin onnistumisprosentiksi muodostui huikeat 91 %. Tätä voidaan pitää yli 70-vuotiaiden ryhmässä erinomaisena tuloksena!

Robotisaatiolla automatisoimme ajanvarausten tekemisen ja asiakkaalle ilmoittamisprosessin varsin tehokkaasti. Terveydenhuollon ammattilainen teki ennen ohjelmistorobotin käyttöönottoa ajanvaraukset ja ilmoitti siitä asiakkaalle noin 50 asiakkaan päivävauhdilla. Tästä voidaankin päätellä, että automatisointi säästi ammattilaisen aikaa tuottavampaa työhön noin 156 työpäivän verran.

Nopealla aikataululla käyttöönotettujen robottien osalta toki kehitettävää vielä jäi. Haasteita aiheutti jonkin verran puherobotin niin sanotut virhelistat eli Excel -listat, joiden käsittely koettiin haastavaksi. Robottien tuottamat Excelit vaativat siivoamista, jotta terveydenhuollon ammattilaisten oli helppo kontaktoida ne henkilöt, joita robotti ei saanut kiinni tai kansalaisen antama vastaus jäi robotilta tunnistamatta. ​

Kehittämistyö siis jatkuu!

Katja Rääpysjärvi, kehityspäällikkö, digitaaliset palvelut ja asiakasohjaus, Eksote



Share